- Data opublikowania
- Ostatnia modyfikacja
§ 1 Administrator danych i kontakt
- Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Inżynierów i Techników Mechaników Polskich – Ośrodek Doskonalenia Kadr i Rzeczoznawstwa SIMP, z siedzibą w Rzeszowie, ul. Kopernika 1/56, 35-069 Rzeszów, wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000152811 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy), NIP: 526 000 11 05, REGON: 000671540, dalej „Administrator”, „ODK i RZ SIMP” lub „Stowarzyszenie”.
- W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem: pocztą elektroniczną pod adresem biuro@odksimp.rzeszow.pl, w sprawach dotyczących dokumentacji KFS również pod adresem: biuro@odksimp.rzeszow.pl, albo listownie na adres siedziby.
- Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych.
- Wsparcie techniczne i hosting strony internetowej świadczy podmiot zewnętrzny: EPICBRAND Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Lubenia 207, 36-042 Lubenia, NIP 5170434763.
§ 2 Zakres Polityki
- Polityka określa zasady przetwarzania danych osób korzystających z serwisu dostępnego pod adresem https://www.odksimp.rzeszow.pl/, osób kontaktujących się z Administratorem, przedstawicieli klientów oraz osób wskazywanych w formularzu KFS.
- Polityka ma charakter informacyjny. Szczegółowe zasady plików cookies określa odrębna Polityka cookies dostępna w Serwisie.
§ 3 Kategorie danych
- W zależności od celu Administrator może przetwarzać w szczególności:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe osoby kontaktującej się z Administratorem lub reprezentującej klienta, w tym imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail;
- dane przedsiębiorstwa, w tym nazwę, adres, NIP, REGON, dane rachunku bankowego, dane dotyczące zatrudnienia oraz informacje konieczne do przygotowania dokumentacji;
- dane uczestników zgłaszanych do szkolenia lub egzaminu, w tym imię i nazwisko, PESEL, datę urodzenia, wykształcenie, stanowisko, podstawę i okres zatrudnienia, wymiar etatu oraz zakres szkolenia lub egzaminu;
- treść korespondencji, rozmów, dokumentów, oświadczeń, podpisanych formularzy oraz dane wynikające z obsługi zgłoszenia;
- dane techniczne i eksploatacyjne, w tym adres IP, data i czas żądania, dane o urządzeniu i przeglądarce oraz pliki cookie – zgodnie z ustawieniami zgód użytkownika.
- Administrator nie oczekuje przekazywania w formularzach danych szczególnych kategorii, chyba że obowiązek ich przekazania wynika bezpośrednio z przepisów lub wymagań właściwego organu. Nie należy przekazywać danych nadmiarowych.
§ 4 Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Obsługa zapytań, kontakt w sprawie oferty i podejmowanie działań przed zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy; w przypadku przedstawiciela klienta także art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do zakończenia sprawy, a gdy kontakt prowadzi do współpracy – przez okres jej realizacji; następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Przygotowanie, obsługa i archiwizacja dokumentacji KFS; kontakt organizacyjny i techniczny | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora i klienta polegający na sprawnej realizacji procesu | przez czas realizacji usługi, a po jej zakończeniu przez okres do 3 lat (na potrzeby potwierdzenia wykonania usługi oraz obrony przed roszczeniami), chyba że dłuższy okres wynika z przepisów podatkowych dot. wystawionych faktur. Główny obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektu KFS przez okres 5 lub 10 lat spoczywa na Pracodawcy (Wnioskodawcy) jako beneficjencie środków. |
| Realizacja szkoleń, egzaminów i obowiązków dokumentacyjnych | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO | przez okres realizacji usługi, a następnie zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminami przedawnienia |
| Wystawienie i przechowywanie dokumentów księgowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami podatkowymi i rachunkowymi | przez okres wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, w tym dotyczących opłaty administracyjnej | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Marketing własnych usług drogą elektroniczną lub telefoniczną | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; dodatkowo zgoda wymagana przepisami Prawa komunikacji elektronicznej | do cofnięcia zgody albo skutecznego wniesienia sprzeciwu; nie dłużej niż przez 3 lata od ostatniego kontaktu marketingowego |
| Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | co do zasady do 12 miesięcy, chyba że dane są potrzebne do wyjaśnienia incydentu lub obrony roszczeń |
§ 5 Dane uczestników wskazywanych przez pracodawcę
- Pracodawca przekazujący dane uczestników oświadcza, że posiada odpowiednią podstawę prawną do ich przekazania Administratorowi oraz że przekazał tym osobom informację o przetwarzaniu danych albo zapewni jej przekazanie bez zbędnej zwłoki.
- Administrator przetwarza dane uczestników wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania dokumentacji KFS, realizacji usługi szkoleniowej lub egzaminacyjnej, wykonania obowiązków prawnych oraz zabezpieczenia roszczeń.
- Podanie danych wskazanych jako wymagane w formularzu jest dobrowolne, lecz konieczne do przygotowania dokumentacji lub realizacji sprawy. Brak danych może uniemożliwić lub istotnie utrudnić obsługę zgłoszenia.
- ODK i RZ SIMP nie pełni roli archiwum dokumentacji KFS dla Pracodawcy. Obowiązek przechowywania pełnej dokumentacji szkoleniowej i rozliczeniowej przez okresy wymagane przez powiatowe urzędy pracy lub przepisy o pomocy publicznej spoczywa bezpośrednio na Pracodawcy. Administrator przechowuje jedynie kopie dokumentacji w zakresie niezbędnym do rozliczenia własnej usługi i celów dowodowych.
§ 6 Odbiorcy danych i transfery
- Dane mogą być ujawniane wyłącznie upoważnionym osobom Administratora oraz podmiotom wspierającym Administratora, w zakresie niezbędnym do realizacji celu, w szczególności dostawcom hostingu, usług poczty elektronicznej, wsparcia informatycznego, systemów CRM, księgowości, usług prawnych, operatorom komunikacji oraz podmiotom prowadzącym szkolenia lub egzaminy.
- Dane mogą być przekazywane podmiotowi świadczącemu wsparcie techniczne i hosting strony: EPICBRAND Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
- Dane mogą być przekazane właściwym urzędom pracy, instytucjom finansującym, organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa albo w zakresie wynikającym z dokumentacji KFS.
- Z podmiotami przetwarzającymi dane na rzecz Administratora zawierane są umowy powierzenia albo stosowane są inne wymagane prawem mechanizmy. Korzystanie z niektórych narzędzi IT może wiązać się z transferem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W takim przypadku Administrator stosuje wymagane prawem zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne, jeżeli mają zastosowanie.
§ 7 Prawa osób, których dane dotyczą
- Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych – w przypadkach określonych w RODO – oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
- Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, zgodę można cofnąć w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
- Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§ 8 Zautomatyzowane decyzje
Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.
§ 9 Bezpieczeństwo i zmiany Polityki
- Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, ograniczenie uprawnień, zabezpieczenia transmisji, kopie zapasowe i procedury reagowania na incydenty.
- Polityka może być aktualizowana w razie zmiany przepisów, sposobu funkcjonowania Serwisu lub procesów przetwarzania. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie z datą obowiązywania.