Regulamin serwisu i Formularza KFS

Obowiązuje od 5 sierpnia 2026 r.

  • Data opublikowania
  • Ostatnia modyfikacja

ODK i RZ SIMP Rzeszów · https://www.odksimp.rzeszow.pl/

§ 1 Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://www.odksimp.rzeszow.pl/, dalej „Serwis”, oraz z formularza danych pracodawcy i uczestników KFS, dalej „Formularz KFS”.
  2. Usługodawcą jest Stowarzyszenie Inżynierów i Techników Mechaników Polskich – Ośrodek Doskonalenia Kadr i Rzeczoznawstwa SIMP, z siedzibą w Rzeszowie, ul. Kopernika 1/56, 35-069 Rzeszów, wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000152811 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy), NIP: 526 000 11 05, REGON: 000671540, dalej „ODK SIMP” lub „Usługodawca”.
  3. Kontakt z Usługodawcą: biuro@odksimp.rzeszow.pl; w sprawach Formularza KFS: biuro@odksimp.rzeszow.pl.
  4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w Serwisie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie. Przed rozpoczęciem korzystania z Formularza KFS Użytkownik powinien zapoznać się z Regulaminem i Polityką Prywatności.

§ 2 Definicje

  1. „Użytkownik” – osoba korzystająca z Serwisu.
  2. „Pracodawca” – przedsiębiorca lub inny podmiot, w imieniu którego Formularz KFS jest wypełniany.
  3. „Osoba uprawniona” – osoba upoważniona do reprezentacji Pracodawcy albo do działania w jego imieniu w zakresie korzystania z Formularza KFS.
  4. „Dokumentacja KFS” – dokumenty, informacje, formularze, załączniki, oświadczenia i materiały przygotowywane w związku z możliwością ubiegania się o środki Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

§ 3 Usługi świadczone drogą elektroniczną

  1. Usługodawca świadczy drogą elektroniczną w szczególności: umożliwienie przeglądania Serwisu, korzystanie z formularzy kontaktowych, korzystanie z Formularza KFS, wygenerowanie dokumentu PDF na podstawie danych podanych przez Użytkownika oraz techniczne umożliwienie przesłania podpisanych plików.
  2. Korzystanie z Serwisu jest co do zasady nieodpłatne. Warunki usług szkoleniowych, egzaminacyjnych i innych usług realizowanych przez ODK i RZ SIMP są określane odrębnie, w ofercie, umowie lub potwierdzeniu zamówienia.
  3. Umowa o świadczenie usługi elektronicznej polegającej na korzystaniu z Serwisu zostaje zawarta z chwilą rozpoczęcia korzystania z Serwisu i ulega rozwiązaniu z chwilą jego opuszczenia. W odniesieniu do Formularza KFS umowa zostaje zawarta z chwilą rozpoczęcia korzystania z formularza i ulega rozwiązaniu po zakończeniu obsługi zgłoszenia, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z zaakceptowanych Zasad współpracy przy Dokumentacji KFS.

§ 4 Wymagania techniczne i zasady korzystania

  1. Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa, włączona obsługa JavaScript i cookies niezbędnych oraz aktywny adres e-mail. Do wysłania podpisanych dokumentów konieczne jest także przesłanie pliku w formacie wskazanym w Formularzu KFS.
  2. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, dobrymi obyczajami i Regulaminem, w szczególności nie przekazywać treści bezprawnych, nie podejmować działań naruszających bezpieczeństwo Serwisu oraz nie podawać danych nieprawdziwych lub cudzych bez podstawy prawnej.
  3. Reklamacje dotyczące usług elektronicznych można składać na adres e-mail wskazany w § 1 ust. 3. Reklamacja powinna umożliwiać identyfikację sprawy i zawierać opis problemu. Usługodawca udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania kompletnej reklamacji.

§ 5 Formularz KFS i oświadczenia Pracodawcy

  1. Formularz KFS służy zebraniu danych potrzebnych do wstępnego przygotowania Dokumentacji KFS oraz organizacji dalszych czynności związanych z wnioskiem o dofinansowanie.
  2. Pracodawca zapewnia, że dane przekazane w Formularzu KFS są prawdziwe, aktualne i kompletne, a osoba wypełniająca formularz jest uprawniona do działania w jego imieniu oraz do przekazania danych osób wskazanych w formularzu.
  3. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za terminowe przekazywanie informacji, dokumentów, wyjaśnień, korekt i podpisów wymaganych do dalszego procedowania sprawy.
  4. ODK i RZ SIMP wykonuje czynności techniczne, organizacyjne i administracyjne na podstawie informacji przekazanych przez Pracodawcę. ODK i RZ SIMP nie odpowiada za skutki podania przez Pracodawcę danych nieprawdziwych, niepełnych, niespójnych lub przekazanych po terminie.
  5. Wygenerowanie dokumentu PDF ani pomoc przy przygotowaniu Dokumentacji KFS nie oznaczają gwarancji złożenia wniosku, uzyskania dofinansowania ani pozytywnej decyzji właściwego urzędu pracy. Ostateczna decyzja w sprawie złożenia wniosku należy do Pracodawcy, a decyzja o przyznaniu środków – do właściwego organu.

§ 6 Zasady współpracy przy Dokumentacji KFS i opłata administracyjna

  1. ODK i RZ SIMP może wykonywać w szczególności analizę przekazanych danych, weryfikację informacji formalnych, przygotowanie formularzy i załączników, opracowanie uzasadnień, koordynację obiegu dokumentów, przekazywanie informacji o koniecznych uzupełnieniach oraz przygotowanie Dokumentacji KFS do podpisu i złożenia przez Pracodawcę.
  2. Powyższe czynności są realizowane bez odrębnej opłaty pod warunkiem należytej współpracy Pracodawcy, w szczególności terminowego przekazywania kompletnych danych i dokumentów oraz dokonania czynności koniecznych do podpisania i złożenia Dokumentacji KFS.
  3. Jeżeli ODK i RZ SIMP wykonał czynności, o których mowa w ust. 1, w szczególności przygotował Dokumentację KFS w całości albo w zakresie umożliwiającym przekazanie jej do podpisu, a podpisanie, uzupełnienie lub złożenie Dokumentacji KFS nie nastąpiło z przyczyn leżących po stronie Pracodawcy, ODK i RZ SIMP jest uprawniony do naliczenia jednorazowej opłaty administracyjnej w wysokości 1 000,00 zł netto.
  4. Za przyczyny leżące po stronie Pracodawcy uznaje się w szczególności:
    • rezygnację z procesu po rozpoczęciu lub wykonaniu prac przez ODK i RZ SIMP;
    • odmowę podpisania lub złożenia przygotowanej Dokumentacji KFS bez obiektywnej przyczyny niezależnej od Pracodawcy;
    • brak przekazania wymaganych danych, dokumentów, wyjaśnień, korekt, podpisów lub pełnomocnictw mimo wezwania;
    • przekazanie danych nieprawdziwych, nieaktualnych, niekompletnych lub niespójnych, jeżeli uniemożliwia to przygotowanie albo złożenie dokumentacji;
    • brak podjęcia wymaganych działań w terminie umożliwiającym udział w naborze;
    • zaprzestanie kontaktu bez uprzedniego poinformowania o rezygnacji albo przeszkodzie w kontynuowaniu procesu, gdy Dokumentacja KFS została przygotowana i oczekuje na podpisanie, uzupełnienie lub złożenie;
    • brak odpowiedzi na co najmniej dwie udokumentowane próby kontaktu podjęte na dane wskazane przez Pracodawcę, po wyznaczeniu terminu nie krótszego niż 2 dni robocze, o ile harmonogram naboru pozwala na jego zachowanie.
  5. Przed naliczeniem opłaty ODK i RZ SIMP, o ile pozwala na to termin naboru, przekaże Pracodawcy wezwanie do podjęcia niezbędnych działań i wyznaczy dodatkowy termin. Bezskuteczny upływ terminu może zostać uznany za rezygnację z przyczyn leżących po stronie Pracodawcy.
  6. Opłata administracyjna nie jest naliczana, jeżeli brak możliwości złożenia, dalszego procedowania lub pozytywnego rozpatrzenia dokumentacji wynika z okoliczności niezależnych od Pracodawcy, w szczególności: odmowy przyznania środków przez urząd, odwołania lub zamknięcia naboru, wyczerpania środków, istotnej zmiany zasad naboru, przeszkody formalnej niezawinionej przez Pracodawcę, okoliczności leżącej po stronie ODK i RZ SIMP lub wspólnie uzgodnionego przesunięcia procesu na kolejny nabór.
  7. Opłata administracyjna jest wynagrodzeniem za faktycznie wykonane czynności administracyjne i merytoryczne; nie jest karą umowną ani opłatą za wynik postępowania. Jest płatna na podstawie faktury, w terminie 7 dni od dnia jej wystawienia.

§ 7 Odpowiedzialność Stron

  1. Pracodawca, jako podmiot składający wniosek o środki Krajowego Funduszu Szkoleniowego oraz strona umowy zawieranej z właściwym powiatowym urzędem pracy, ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawidłowe, kompletne i terminowe złożenie wniosku, zawarcie umowy z właściwym urzędem pracy, realizację warunków dofinansowania, rozliczenie otrzymanych środków oraz przechowywanie dokumentacji wymaganej przepisami prawa, regulaminem naboru, umową z urzędem pracy lub warunkami przyznanego dofinansowania.
  2. ODK i RZ SIMP świadczy na rzecz Pracodawcy usługę wsparcia organizacyjnego i merytorycznego w przygotowaniu dokumentacji związanej z ubieganiem się o środki KFS, w zakresie każdorazowo uzgodnionym z Pracodawcą. Świadczenie tej usługi nie oznacza przejęcia przez ODK i RZ SIMP obowiązków Pracodawcy wobec właściwego urzędu pracy ani odpowiedzialności za końcowe złożenie, realizację lub rozliczenie wniosku.
  3. ODK i RZ SIMP może przechowywać kopie dokumentów, danych i korespondencji otrzymanych od Pracodawcy lub przygotowanych w związku z realizacją usługi, wyłącznie w zakresie niezbędnym do:
    • realizacji usługi i bieżącej obsługi współpracy;
    • potwierdzenia zakresu wykonanych czynności i przekazania dokumentacji Pracodawcy;
    • wystawienia oraz rozliczenia dokumentów księgowych;
    • ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
    • realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.
  4. Dokumentacja wskazana w ust. 3 może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z zasadami określonymi w Polityce Prywatności oraz obowiązującymi przepisami prawa.
  5. ODK i RZ SIMP nie jest zobowiązany do przechowywania pełnej dokumentacji KFS Pracodawcy przez okres wymagany dla rozliczeń z właściwym urzędem pracy, chyba że taki obowiązek zostanie wyraźnie uzgodniony z Pracodawcą w odrębnej umowie, zleceniu lub pisemnym uzgodnieniu.
  6. Pracodawca zobowiązuje się niezwłocznie pobrać, podpisać, złożyć oraz zabezpieczyć dokumenty przekazane przez ODK i RZ SIMP, zgodnie z wymaganiami właściwego urzędu pracy i warunkami naboru.

§ 8 Komunikacja i marketing

  1. ODK i RZ SIMP może kontaktować się z Pracodawcą telefonicznie lub e-mailowo w sprawach dotyczących obsługi zapytania, oferty, Dokumentacji KFS, organizacji szkolenia lub egzaminu oraz realizacji uzgodnionej współpracy. Taka komunikacja nie stanowi marketingu wymagającego odrębnej zgody.
  2. Przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną lub wykorzystywanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych dla celów marketingu bezpośredniego wymaga odrębnej, dobrowolnej zgody. Brak zgody nie wpływa na możliwość skorzystania z Formularza KFS ani na obsługę sprawy.

§ 9 Odpowiedzialność

  1. Usługodawca dokłada należytej staranności dla zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, jednak nie odpowiada za czasową niedostępność wynikającą z prac technicznych, awarii, działania siły wyższej lub zdarzeń niezależnych od Usługodawcy.
  2. ODK i RZ SIMP nie odpowiada za decyzje instytucji publicznych, dostępność środków, zmiany zasad naboru ani za niepowodzenie procesu wynikające z przyczyn niezależnych od ODK i RZ SIMP.

§ 10 Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w tym przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Prawa komunikacji elektronicznej oraz RODO.
  2. Regulamin może zostać zmieniony z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany prawa, funkcji Serwisu lub procesu obsługi KFS. Zmiana jest publikowana w Serwisie wraz z datą wejścia w życie i nie narusza praw nabytych.